Vorwort

Im vorliegenden Text geht es darum, was man beachten sollte, wenn man eine Email schreibt und diese einen offiziellen Zweck erfüllen soll. Aber auch bei der privaten Email-Korrespondenz ist es sinnvoll, sich vor dem Versand einige Gedanken zu machen.

Die Idee zu diesem Tutorial entstand im Rahmen einer EDV-Schulung in deren Rahmen der Umgang mit der Textverarbeitung und die Nutzung des Internet im Vordergrund standen. Für viele der Schulungsteilnehmer war dies der erste Umgang mit dem Computer und erst recht mit dem Internet. Somit war es auch ein Ziel, den Nutzen der Email als wichtige Säule der modernen Kommunikation zu vermitteln.

Aus dem Voranstehenden wird deutlich, dass sich dieser Text vor allem an Anfänger wendet. Im Folgenden werden also Dinge erklärt, die dem fortgeschrittenen Computeranwender bereits vertraut sind. Dies sollte aber niemanden abschrecken weiterzulesen. Feedback von Lesern ist durchaus erwünscht. Trotz aller Sorgfalt können Fehler vorkommen, Hinweise darauf bitte an kontakt@mhutmacher.de.

Einführung

Zunächst sollen die Grundzüge der Email erklärt werden. Es werden aber auch die Parallelen und Unterschiede zum Brief erwähnt.

An dieser Stelle soll nicht auf die Funktion der verschiedenen Email-Programme eingegangen werden. Wer sein Emailkonto bei web.de oder gmx.de hat, dem stellt sich sein Email-Postfach als Maske im Browserfenster dar. Wer einen eigenen Internetzugang hat, der kann sein Email-Programm wählen. Beispiele sind Outlook von Microsoft oder das freie Mozilla Thunderbird.

Die Aufteilung der Email ist unabhängig vom Email-Programm. Eine Email besteht aus:

• Absender
• Empfänger - das können auch mehrere sein
• Betreffzeile
• Email-Text
• Signatur
• eventuelle Anhänge

Jeder dieser Teile erscheint im Email-Programm in einem eigenen Fenster. Nur die Signatur wird im gleichen Feld wie der Emailtext angezeigt.

Der Absender

Dieser besteht immer aus der vollständigen Emailadresse des Absenders, zusätzlich kann der Klartextname angegeben werden:

Max Mustermann <max.mustermann@xyz.de>

Dieser Absender entspricht beim Brief der vollständigen Absenderadresse.

Der Empfänger

Dieser wird nur mit seiner vollständigen Emailadresse im dafür vorgesehenen Feld angegeben. Dabei sind noch folgende Varianten zu beachten. Man kann im Empfängerfeld mehrere Empfänger angeben, die dann auch alle die Email erhalten. Hier erkennen wir einen ersten Unterschied zum herkömmlichen Brief welcher ja nur einen Adressaten zulässt.

Das "CC-Feld": CC steht für "Carbon Copie", also im Deutschen Kopie oder Durchschlag. In dieses Feld werden weitere Empfänger (also deren Emailadressen) eingetragen. Diese zusätzlichen Empfänger erhalten dann ebenfalls die Email (sozusagen eine Kopie). Bei einem Brief würde man jemandem eine Kopie des Schreibens mit dem Vermerk "zur Kenntnisnahme" zukommen lassen.

Das "BCC-Feld": Eine Variante, die im Postwesen keine Entsprechung hat, ist das "BCC-Feld" - BCC steht für "Blind Carbon Copie". Auch in dieses Feld können weitere Empfänger der Email eingetragen werden. Im Gegensatz zum CC-Feld sind diese aber für alle anderen Empfänger nicht sichtbar. Der Empfänger der Mail erfährt also nicht, dass noch andere Personen die Email bekommen haben.

Der Betreff

Dieser Eintrag erfüllt den gleichen Zweck, wie die Betreffzeile im Brief. Hier wird kurz aber informativ angegeben, worum es in der Email geht.

Der Email-Text

Der Text einer Email ist im Wesentlichen so aufgebaut, wie ein Brieftext. Die Anrede ist entweder förmlich, "Sehr geehrte Frau" oder locker, "Hallo". Der Schluss folgt diesem Schema entweder "Mit freundlichen Grüßen" oder lockerer.

Also sehen wir, dass die Email von der Betreffzeile bis zur Grußformel genauso aufgebaut ist, wie ein Brief.

Die Signatur

Die Signatur, auch "Footer" steht am Ende des Emailtextes und enthält Informationen über den Absender. Meistens die Telefonnummer, die Postadresse und eventuell einen Link auf die Homepage. Also umfasst die Signatur im wesentlichen das, was auch in einem Briefkopf stehen würde. Genau wie diesen, kann man die Signatur frei formatieren. Auch sollte man sich überlegen, welche Angaben man dem Empfänger über sich mitteilen möchte. Die Email ist im Vergleich mit dem Brief kein besonders sicheres Medium und daher kann sie leicht in falsche Hände geraten.

Die Signatur kann man im Email-Programm voreinstellen, sie wird dann automatisch an jede Email angehängt.

Hier ein Beispiel für eine Signatur, wie sie ähnlich im Email-Programm des Autors eingerichtet ist.

--

Vorname Nachname
Strasse. Nr.
PLZ OrtoderStadt

vorname.nachname@provider.de
Telefonnummer

Hat man am Arbeitsplatz einen Emailaccount, so schreibt der Arbeitgeber meistens den genauen Inhalt und die Form der Signatur vor.

Anhänge

An eine Email können Dateien angehängt werden, man spricht auch von "Attachments ". Dies können alle Dateitypen sein, aber da Anhänge aus Sicherheitsgründen meist nicht so gern gesehen werden, sollte man sich auf Textdokumente im PDF-Format oder Bilder - meist im jpeg-Format - beschränken.

Wenn die Email den Empfänger nicht erreichen kann

Wenn eine Mail den Empfänger nicht erreichen kann, so kann dies verschiedene Gründe haben. Meist hat man die Adresse falsch eingegeben, dann bekommt man von seinem eigenen Provider eine Nachricht, dass die Mail nicht zustellbar war (so ähnlich wie bei einem Brief). Auch kann es passieren, dass der Emailanhang zu groß war und vom Provider des Empfängers nicht weiter geleitet worden ist. Auch in diesem Fall wird man benachrichtig, diesmal aber vom Provider des Empfängers.

Email-Adresse

Eine Emailadresse besteht aus mehreren Teilen welche immer in der folgenden Anordnung von links nach rechts auftreten:

1. Benutzername
2. @, (at)-Zeichen wird auch Klammeraffe genannt
3. Domainname
4. Länderkürzel

Betrachten wir als Beispiel die Adresse:

max.mustermann@domainname.de

Hier ist der Benutzername max.mustermann, man würde normalerweise darauf schließen, dass sich dahinter eine Person mit dem realen Namen Max Mustermann verbirgt. Als Domänenname erkennen wir leicht das Wort "domainname". Das Länderkürzel "de" steht für Deutschland. Bei Emailadressen unterscheiden wir nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung, das heißt, es ist egal ob wir Groß- oder Kleinbuchstaben benutzen weil sowieso alles in Kleinbuchstaben umgewandelt wird. Das gilt aber nur für die Emailadresse, nicht für den Rest der Email.

Die eigene Email-Adresse

Wenn man ein Email-Konto an seinem Arbeitsplatz eingerichtet bekommt, braucht man sich eigentlich um nichts weiter zu kümmern. Die Adresse ist in diesem Falle meistens vorgegeben und setzt sich nach folgendem Muster zusammen:

vorname.nachname@arbeitgeberdomain.de

Als Emailprogramm wird normalerweise Outlook eingerichtet sein, es gehört zum Office-Paket von Microsoft© .

Hat man einen eigenen Internetzugang, so wird man im Allgemeinen über seinen Provider ein eigenes Emailkonto anlegen, In diesem Fall kann man sich den Benutzernamen selbst aussuchen. Wer seine Email-Adresse für seriöse Zwecke einsetzen will, wird den Benutzernamen so wählen, das aus ihr der eigene Name zu ersehen ist, zumindest der Nachname. Am meisten verbreitet ist

vorname.nachname@provider.de

Anstatt eines Punktes geht zwischen Vor- und Nachname auch eine Minuszeichen "-" oder ein Unterstrich "_". Weitere Varianten sind, entweder nur der Nachname oder der erste Buchstabe des Vornamens in Kombination mit dem Nachnamen. Fantasienamen, sei es aus Spaß, oder um seine Identität zu verdecken sollen hier nicht Gegenstand der Betrachtung sein. Allgemein kann man sagen, dass der Benutzername einiges über Seriosität und Ernsthaftigkeit einer Email aussagt und mit darüber entscheiden kann, ob sie gelesen wird oder gleich als "Spam" im Mülleimer landet.

Hier stellt sich nun die Frage, was jemand macht, der einen häufig vorkommenden Namen hat. Denn die Email-Adresse mit diesem Benutzername ist mit großer Sicherheit schon vergeben und die Varianten mit ähnlichen Namen ebenso. In der Situation ist etwas Fantasie gefragt, und mit herumprobieren findet man dann schon einen passenden Benutzernamen.

Verfügt man nicht über einen eigenen Internetzugang und hat am Arbeitsplatz kein Email-Konto, so kann man sich bei einigen Providern ein kostenloses Emailkonto einrichten. Die bekanntesten Provider sind derzeit web.de oder gmx.de. Hierzu ist es lediglich erforderlich, dass man Zugang zu einem Computer mit Internetzugang hat. Man geht dann beispielsweise auf die Seite "www.web.de" oder "www.gmx.de" und kann dann ein Emailkonto einrichten, indem man den Hinweisen auf der jeweiligen Seite folgt. Die Emailadresse lautet dann:

benutzername@web.de

oder

benutzername@gmx.de

Hat man auf diese Weise ein Email-Konto angelegt, so gelangt man in sein Emailpostfach, indem man auf der Web-Site seines Providers am login seinen Benutzernamen - nur den Benutzernamen - eingibt und in das andere Feld sein Passwort.

Die Email-Programme

Outlook, Thunderbird und Co.

Wer an seinem Arbeitsplatz ein Emailkonto hat oder mit seinem PC zu Hause einen Internetzugang hat, nutzt zum Verwalten der Emails ein Emailprogramm wie Outlook oder Mozilla Thunderbird. Diese Programme haben einen reichen Funktionsumfang. Sie rufen die Emails vom Provider ab, helfen diese Emails zu archivieren und natürlich schreibt man mit einem solchen Programm seine Emails.

Der Funktionsumfang dieser Programme soll hier nicht erklärt werden. Dafür gibt es andere Publikationen. In unserem Zusammenhang ist nur interessant, dass wir einige Dinge in dem Emailprogramm einstellen können, welche auch im vorliegenden Tutorial behandelt werden. Das sind:

• Die Signatur
• Die Abwesenheitsnachricht

Darüberhinaus helfen uns die Emailprogramme, die Emails zu verwalten. Die Emailprogramme stellen uns vier Verzeichnisse zur Verfügung, nämlich

• Posteingang
• gesendete Emails
• Entwürfe
• Postausgang

Diese lassen sich durch die Einführung weiterer Unterverzeichnisse sortieren. Zum Beispiel für den Posteingang die Verzeichnisse "Geschäftliche Emails" und "Freunde und Bekannte". Wer viele Emails bekommt, der sollte sich genau überlegen, wie er seinen Posteingang und die gesendeten Mails möglichst sinnvoll und übersichtlich verwalten kann.

Im Verzeichnis Entwürfe befinden sich solche Emails, die noch nicht gesendet worden sind und im Verzeichnis Postausgang sind solche, die sozusagen zum Versand bereitliegen.

Eine Weitere Überlegung, die ich hier anführe ist die Frage nach dem Umgang mit den Anhängen. Je nach Speicherplatz kann es sinnvoll sein, die Anhänge der gesendeten Mails zu löschen. Bei den eingehenden Emails kann man z.B. Rechnungen, die als PDF-Datei anhängen in einem separaten Verzeichnis in seinem home-Verzeichnis speichern.

Die Sicherheit

Sicherheit für Email-Empfänger

Folgende Sicherheitsrisiken sollten beachtet werden:

• Die Gefahr durch Viren in Anhängen.
• Die Gefahr, durch Emails "ausgespäht" zu werden.
• Gefälschte Email-Absender
• Spam

Viren in Anhängen:

In Email-Anhängen können Viren lauern, Das betrifft ausführbare Dateien - bei Windows die ".exe" Dateien - und auch MS-Office Documente weil diese Makros enthalten können, welche sich unter Umständen als Virus entpuppen. Solche Dateien sollte man nur öffnen, wenn man den Absender kennt und die Email und den Anhang erwartet hat. Es haben sich schon Viren verbreitet, weil ein Virus sich aus dem Email-Programm des befallenen Rechners an alle Emailadressen im Adressbuch selbst versendet hat, in dem Fall ist der Absender bekannt und man fängt sich trotzdem einen Virus ein.

Ausspähen von Emailadressen:

Hierbei wird versucht, Emailadressen zu verifizieren, indem eine große Anzahl Emails an fiktive Adressen versendet wird. Es wird eine Lesebestätigung angefordert und, falls die Adresse existiert, wird so festgestellt, dass diese Emailadresse tatsächlich existiert.

Gefälschte Absender:

Man kann den Absender einer Email beliebig einstellen und somit den Empfänger über den wahren Absender täuschen. Wenn einem also der Inhalt oder die Umstände einer Email merkwürdig vorkommen, sollte man vorsichtig sein.

Spammails:

Als Spammails werden Emails, meist zu Werbezwecken, bezeichnet, welche in großen Mengen versand werden. Wer viele Spammails erhält, sieht oft nicht mehr, welche Emails in seinem Posteingang tatsächlich erwünscht sind.

Neben dem Massenhaften Aufkommen dieser Spammail gibt es aber noch weitere Ärgernisse, erstens können solche Mails im Anhang auch Virenprogramme enthalten. Das heißt, siehe oben, Anhänge solcher Mails niemals öffnen. Zweitens kann aber auch durch Spammails eine Emailadresse verifiziert werden. Es werden zu diesem Zweck massenhaft Mails an irgendwelche Absender geschickt, wenn der Absender eine Antwort erhält, so kann er noch mehr Mails an diese, ihm nun bekannte, Adresse schicken. Hier ist an die Gefahr durch eine Abwesenheitsnachricht zu denken, welche ja automatisch an jeden Emailabsender geschickt wird.

Sicherheit beim Versand von Emails

Hierbei geht es um Folgende Risiken:

• Ausspähung sensibler Daten.
• Veränderung des Inhalts durch Dritte.

Es ist wichtig zu wissen, dass eine Email nicht sicherer ist, als eine Postkarte. Das bedeutet, dass man nichts in eine Email schreiben sollte, was man nicht auch in einer Postkarte mitteilen würde. Also gebe man niemals seine Bankverbindung in einer Email an.

Für den Versand von Textdokumenten als Anhang bietet sich dass PDF-Format an. Das Dokumentenformat PDF ist von der Firma Adobe entwickelt worden. PDF-Dateien werden nicht wie Textdokumente mit einem Office-Programm (z.B. Word) erstellt, sondern vorhandene Dokumente werden in das PDF-Format umgewandelt. Das gängige Programm, um diese Umwandlung durchzuführen, ist der Adobe Acrobat Professional. Es gibt aber auch freie Programme, die dies ermöglichen. Der Vorteil solcher PDF-Dokumente ist die sogenannte Dokumentensicherheit. Wenn man ein PDF-Dokument öffnet, welches, nachdem es erstellt worden ist, verändert wurde, so wird dass Programm (meist der Adobe-Reader) darüber informieren, das etwas mit dem Dokument nicht in Ordnung ist. Außerdem kann man PDF-Dokumente online von der Firma Adobe überprüfen lassen. Zusätzlich hat dieses Format den Vorteil, dass es auf praktisch jedem Rechner ein Programm gibt, mit dem man PDF-Dateien lesen kann. Man ist unabhängig vom installierten Office-Paket.

PDF-Anhänge sind auch die einzigen, welche man ohne größeres Risiko öffnen kann. In vielen Unternehmen werden Emails mit doc- (Word) oder xls- (Excel) Anhängen nicht gerne gesehen. Einige Dateiformate werden auch erst gar nicht zum Empfänger weiter geleitet. Das können auch ".exe" oder ".zip" Dateien sein.

Die Umgangsformen (Netiquette)

Für die Umgangsformen in Emails haben sich im Laufe der Zeit Regeln entwickelt, welche unter dem Namen "Netiquette" an vielen Stellen im Internet zu finden sind. Diese Regeln sind wichtig und deswegen findet man sie hier nicht. Ich empfehle jedem, der sich ernsthaft mit dem Thema Email beschäftigt, einmal selbst mit einer Suchmaschine nach Internetseiten zum Thema Netiquette zu suchen. So stellt der Leser fest, dass meine Meinung nicht die einzige zu diesem Thema ist, aber auch, dass sich einige Regeln immer wiederholen und also wohl wichtig sind.

Meine Erfahrung zeigt, dass man an der Qualität der Email genausoviel über den Absender erfährt, wie bei einem Brief, für dessen äußere Form ja auch bestimmte Regeln gelten. So erhöht sich bei einer mit Bedacht geschriebenen Email die Wahrscheinlichkeit, schnell eine vernünftige Antwort zu bekommen, beträchtlich.

Der Einsatz der Email in der Praxis

Antworten und Weiterleiten

Beim Beantworten oder Weiterleiten einer Email hat es sich eingebürgert, den Text der ursprünglichen Email an den Email-Text anzuhängen. Die gängigen Emailprogramme machen dies automatisch, dabei wird dem Text der ursprünglichen Mail mit "> " gekennzeichnet.

Zitieren

Wenn man auf einzelne Passagen einer Email antwortet, so ist es üblich diese Passagen der ursprünglichen Email zu zitieren, indem man den Originaltext mit einem vorangestellten ">" anführt.

Antworten, wenn man einer von mehreren Empfängern ist

Klickt man im Email-Programm auf "Antworten", so erstellt man eine neue Email, welche als Adressaten nur den Absender der ursprünglichen Mail hat. Legt man Wert darauf auch anderen diese Antwort zukommen zu lassen, so muss man diese nachträglich anführen.

Lesebestätigung

Die Lesebestätigung gehört zu den großen Plagen der modernen Kommunikationsgesellschaft. Man sollte sich davor hüten, der Lesebestätigung allzuviel Bedeutung zuzumessen. Erst recht ersetzt die Lesebestätigung keinen eingeschriebenen Brief.

Beantwortung einer Email innerhalb von 48 Stunden

Es hat sich eingebürgert, eine Email innerhalb von 48 Stunden zu beantworten. Wenn man über einen längeren Zeitraum nicht die Gelegenheit hat, sein Emailpostfach durchzusehen, ist es üblich eine Abwesenheitsnachricht einzurichten.

Die Abwesenheitsnachricht

Wie bereits im letzten Abschnitt angedeutet ist es üblich, bei längerer Abwesenheit eine Abwesenheitsnachricht einzurichten. Die Abwesenheitsnachricht ist eine Email, welche unmittelbar nach Eingang einer Nachricht zum Absender geschickt wird und diesen informiert.

Eine solche Abwesenheitsnachricht enthält i.a. einen Termin, bis wann man voraussichtlich nicht erreichbar ist. Sie kann natürlich auch alle möglichen anderen Informationen enthalten, das wird immer von der Situation abhängen.

Zu beachten ist, dass eine solche Abwesenheitsnachricht so etwas ist, wie ein Anrufbeantworter beim Telefon (neudeutsch Mailbox). Man überlege sich, ob man bei einer privaten Email-Adresse jeden x-beliebigen Fremden darüber informieren möchte, in welchem Zeitraum genau man nicht zu Hause ist. Außerdem beantwortet man unbeabsichtigt auch Spammails.

Vorsicht beim Versenden

Eine Email, die einmal versendet ist, kommt normalerweise auch sofort beim Empfänger an, das heißt, man kann sie nicht zurückholen. Daher halte ich immer die folgende Reihenfolge beim Verfassen meiner Emails ein.

1. Ausfüllen des Betreff-Feldes
2. Einfügen der Anhänge
3. Schreiben des Email-Textes
4. Einfügen der Adressaten

Diese Reihenfolge hat den Grund, dass ich nach dem ersten Schritt immer sofort sehen kann, worum es in der Email geht, auch wenn ich sie in Etappen schreiben muss. Die Anhänge füge ich frühzeitig ein, weil ich sie sonst schonmal vergesse. Wenn ich den oder die Adressaten erst am Schluss einfüge, kann ich die Email nochmal kontrollieren bevor sie abgeschickt wird. Manch ein Leser mag denken, dass dieses Vorgehen doch recht umständlich ist, aber es ist auch ein recht sicheres Verfahren, wenn man viele Emails und dies auch noch unter Zeitdruck zu schreiben hat.

Noch ein Hinweis zur Größe von Anhängen

Nicht nur das Dateiformat ist wichtig, wenn man möchte, dass eine Mail mit einem Anhang den Empfänger auch tatsächlich erreicht. Die Größe der Anhänge wird von den Providern begrenzt. Man sollte damit rechnen, dass der Empfänger Mails, die größer als 5MB sind nicht zugestellt bekommt, und zwar auch dann, wenn man selbst solche Mails versenden kann. Sollte eine Mail nicht zugestellt werden können, so erhält man vom Provider des Empfängers eine entsprechende Nachricht. Vor allem Fotos von der Digitalkamera sind oft mehrere Megabyte groß. Wenn man Fotos verschicken will, so kann man diese aber auch vorher verkleinern und auch eine Reduzierung der Qualität spart etwas Speicherplatz.

Die Bewerbung

wenn eine Email die Bewerbungsmappe ersetzt

Nach den Erfahrungen der vergangenen Jahre lässt sich sagen, dass es in vielen Berufen mittlerweile durchaus erfolgversprechender ist, sich per Email als per Post zu bewerben.

Der Aufbau der Email-Bewerbung

Grundsätzlich beinhaltet die Bewerbungsemail einen Anhang welcher die gesamten Unterlagen umfasst, die auch der herkömmlichen Bewerbungsmappe beiliegen.

1. Das Anschreiben
2. Der Lebenslauf
3. Die Zeugnisse

Der Text der Email wird nur auf die Bewerbungsunterlagen im Anhang hinweisen und ist natürlich nach den oben beschriebenen Regeln der geschäftsmäßigen Email aufgebaut.

Der Aufbau des Anhangs

Der komplette Anhang wird in einem PDF-Dokument zusammengefasst, in der gleichen Reihenfolge, in der die Dokumente auch in einer Bewerbungsmappe liegen.

Wer z.B. Word als Textverarbeitung benutzt, kann das Anschreiben und den Lebenslauf in einem Word-Dokument zusammenfassen. Danach hängt man die eingescannten Zeugnisse als jpg-Grafiken jeweils Seitenweise hinten an. Das ganze wird dann mit einem entsprechenden Programm in eine PDF-Datei umgewandelt. Wichtig: Wenn diese Dokumente mit einem Farbdrucker ausgedruckt worden sind, müssen sie mit den Dokumenten aus einer herkömmlichen Bewerbungsmappe konkurrieren können und so sollte das Ausdrucken für den Empfänger kein Problem darstellen. Das Bedeutet, dass die Seitenumbrüche in der PDF-Datei an der richtigen Stelle plaziert sind.

Glossar

PDF

Portable-Document-Format ist von der Firma Adobe entwickelt worden und gilt als dokumentensicher

JPEG

Komprimiertes Dateiformat für Grafikdateien, meistens Fotos, die Bezeichnung geht auf das Gremium "Joint Photographc Experts Group" zurück.